Politique de Confidentialité

1) Champ d'application et portée mondiale

La présente Politique de Confidentialité explique comment Spacefit.ai SAS (« Spacefit », « nous ») collecte, utilise et partage les données personnelles lorsque vous visitez nos sites internet, interagissez avec notre chatbot ou nos formulaires, demandez une démo, contactez nos équipes commerciales ou communiquez avec nous de toute autre manière, ainsi que lorsque vous utilisez notre Plateforme à l'adresse app.spacefit.ai dans le cadre des Conditions Générales d'Utilisation de la Plateforme (et, pour les clients Enterprise, d'un contrat-cadre de services (MSA) signé).

Spacefit opère dans le monde entier. Selon votre lieu de résidence, vos droits et nos obligations peuvent varier. La présente Politique traite en particulier des exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE/du Royaume-Uni, de la loi française Informatique et Libertés modifiée, de la loi suisse sur la protection des données (LPD), du California Consumer Privacy Act tel que modifié (CCPA/CPRA), et des autres lois applicables en matière de protection des données.

L'accès à notre Plateforme s'effectue à l'issue d'un processus commercial et est régi par les Conditions Générales d'Utilisation de la Plateforme acceptées lors de la commande (et, pour les clients Enterprise, un MSA ou bon de commande signé). Lorsque Spacefit traite des données personnelles pour le compte d'un Client utilisant la Plateforme, Spacefit agit en qualité de sous-traitant et le traitement est régi par les Conditions Générales d'Utilisation de la Plateforme, tout Contrat Client applicable et l'Accord sur le Traitement des Données (DPA).

2) Données personnelles collectées

• Données que vous nous fournissez : nom, adresse email professionnelle, société, fonction, numéro de téléphone, contenu des messages, demandes de rendez-vous, besoins exprimés lors de demandes de démo, et tout fichier que vous choisissez de partager pour évaluation.
• Données de Compte : identifiants, rôle au sein de l'organisation Cliente, préférences de langue et d'interface, et traces d'acceptation des présentes conditions (horodatage, version, adresse IP).
• Données d'usage de la Plateforme : actions effectuées sur la Plateforme, projets consultés, événements de partage, horaires de connexion/déconnexion, et usage des fonctionnalités.
• Données collectées automatiquement sur notre site : adresse IP, localisation approximative (ville/pays), type d'appareil, navigateur/OS, pages consultées, temps passé, pages d'entrée/sortie, et identifiants de cookies.
• Données du chatbot : informations que vous soumettez et transcription des conversations. Notre chatbot et la gestion des leads sont opérés via HubSpot.
• Données de suivi et analytiques du site : données d'analytique et d'attribution collectées via Apollo et HubSpot.

Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d'enfants de moins de 16 ans. Spacefit est une plateforme exclusivement professionnelle.

3) Finalités d'utilisation

• Pour répondre à vos demandes, planifier des démos et communiquer avec vous.
• Pour qualifier l'intérêt entrant et gérer notre processus commercial B2B.
• Pour fournir, exploiter, sécuriser, maintenir et améliorer le site et la Plateforme.
• Pour mesurer la performance marketing et l'engagement du site.
• Pour respecter nos obligations légales et établir, exercer ou défendre des droits en justice.

4) Bases légales (EEE, Royaume-Uni, Suisse)

• Intérêts légitimes (répondre aux demandes B2B, améliorer le site et la Plateforme, prévenir la fraude, qualifier les prospects). Nous mettons en balance nos intérêts et vos droits et libertés.
• Consentement (pour les cookies et technologies de suivi non essentiels lorsque la loi applicable l'exige).
• Exécution du contrat ou mesures précontractuelles (par exemple lorsque vous demandez une démo ou utilisez la Plateforme dans le cadre d'un accord).
• Obligation légale (le cas échéant).

Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou similairement significatifs.

5) Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et technologies similaires pour le fonctionnement essentiel du site, l'analytique et la mesure (notamment Apollo et HubSpot), et la gestion des préférences. Une liste détaillée des cookies, leurs finalités, fournisseurs et durées est disponible dans notre Politique Cookies à l'adresse spacefit.ai/cookie.

Vous pouvez gérer vos choix de cookies via notre bandeau de consentement et les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'accès au site.

6) Partage et divulgation

Nous pouvons partager des données personnelles avec :

• Des prestataires agissant pour notre compte, notamment : HubSpot (chatbot, CRM, gestion des leads), Apollo (suivi du site, identification des visiteurs, analytique), Microsoft Azure (hébergement), et prestataires email/agenda.
• Des conseillers professionnels (juridique, audit) si nécessaire.
• Les autorités lorsque la loi l'exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et prévenir la fraude.
• Un acquéreur ou un vendeur dans le cadre d'une opération de société (par exemple fusion / acquisition), sous réserve de garanties appropriées et d'une notification préalable si possible.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne partageons pas de données personnelles à des fins de publicité comportementale inter-contexte (au sens des lois étatiques applicables aux États-Unis).

7) Transferts internationaux

Le Contenu Client téléversé sur la Plateforme est hébergé au sein de l'Union européenne (Microsoft Azure, centres de données UE). Les transferts internationaux décrits dans la présente section concernent principalement les données de site, de marketing et de CRM traitées par nos prestataires (tels que HubSpot et Apollo).

Spacefit dessert des clients dans le monde entier. Certains de nos prestataires traitent des données en dehors de l'Espace Économique Européen, notamment aux États-Unis. Lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur des mécanismes de transfert légaux tels que les Clauses Contractuelles Types (CCT) de l'UE, l'Addendum britannique de transfert international de données, les CCT suisses, et les décisions d'adéquation, et nous mettons en œuvre des garanties supplémentaires appropriées.

8) Durée de conservation

• Données prospects/leads : jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact significatif.
• Données analytiques : conservées selon les paramètres par défaut des fournisseurs, généralement jusqu'à 26 mois.
• Transcriptions du chatbot : conservées pendant la durée de la relation commerciale et jusqu'à 3 ans au-delà.
• Données de Compte et d'usage de la Plateforme, ainsi que le Contenu Client (y compris toute conservation en vue d'une réactivation ultérieure lorsque le plan du Client le prévoit) : conformément aux Conditions Générales d'Utilisation de la Plateforme et à tout Contrat Client et Accord sur le Traitement des Données (DPA) applicable.
• Registres légaux / de conformité : aussi longtemps que la loi applicable l'exige.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées.

9) Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles, notamment des contrôles d'accès, du monitoring, du chiffrement en transit, et le cloisonnement des données clients sur la Plateforme. Aucune méthode de transmission n'est totalement sécurisée ; nous révisons et améliorons en permanence nos protections.

10) Notification de violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente (CNIL en France) dans les 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD. Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé, nous notifierons également les personnes concernées sans délai injustifié.

11) Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d'accéder, rectifier, supprimer ou limiter le traitement de vos données personnelles, de vous opposer au traitement, de demander la portabilité, et de retirer votre consentement (lorsque celui-ci est la base légale). Les résidents de l'EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse peuvent introduire une réclamation auprès de leur autorité locale (en France : CNIL, www.cnil.fr).

Les résidents de Californie disposent, en vertu du CCPA/CPRA, du droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons et comment elles sont utilisées, de demander la suppression ou la correction, de limiter l'usage des informations personnelles sensibles (le cas échéant), et de ne pas subir de représailles pour avoir exercé leurs droits. Nous ne « vendons » ni ne « partageons » d'informations personnelles au sens de la loi californienne.

Pour exercer vos droits, contactez : contact@spacefit.ai

12) IA et apprentissage automatique

Notre Plateforme utilise des algorithmes déterministes et peut utiliser des techniques d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique pour générer des Résultats. Nous n'utilisons pas les données personnelles des visiteurs de notre site pour entraîner des modèles d'IA. Le Contenu Client téléversé sur la Plateforme n'est pas utilisé pour entraîner des modèles au bénéfice d'autres clients ; tout entraînement de nos modèles est limité aux données expressément autorisées par écrit par le Client, ou aux données agrégées et désidentifiées.

13) Enfants

Notre site et nos services sont destinés à un usage professionnel et ne s'adressent pas aux enfants de moins de 16 ans.

14) Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La version la plus récente sera publiée sur notre site avec une date d'effet mise à jour.